Книга учета доходов и расходов, которую обязаны вести все фирмы на упрощенке, состоит из трех разделов.

• раздел I «Доходы и расходы»;
• раздел II «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за отчетный (налоговый) период»;
• раздел III «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения».

Дополнительно к разделу I заполняется Справка.

Фирмы, которые платят единый налог с доходов, заполняют только раздел I и только в части, касающейся доходов. Фирмы, которые платят налог с разницы между доходами и расходами, заполняют все разделы Книги, а также справку к разделу I. Об этом сказано в пунктах 2.8, 3.1 и 4.1 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. № 167н.

При заполнении раздела I укажите следующие данные:

• в графе 1 — порядковый номер регистрируемой операции;
• в графе 2 — дату и номер первичного документа, на основании которого получен доход или осуществлен расход;
• в графе 3 — содержание регистрируемой операции;
• в графе 4 отразите доходы, учитываемые при расчете единого налога.

Доходы, которые выражены в валюте, учтите в совокупности с доходами, выраженными в рублях. Их нужно пересчитать по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего дохода. Например, по курсу, действующему в день поступления валютной выручки на расчетный счет фирмы. Это правило предусмотрено пунктом 3 статьи 346.18 Налогового кодекса РФ. Из-за изменения курса валюты в учете могут возникнуть положительные курсовые разницы.

Положительные курсовые разницы нужно отразить в Книге учета доходов и расходов, если они влияют на расчет единого налога (ст. 346.15, п. 11 ст. 250 НК РФ, п. 2.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. № 167н). Возникшие разницы отразите в графе 4 раздела I Книги учета доходов и расходов.

Суммовые разницы в Книге учета доходов и расходов не отражайте. В налоговую базу они не включаются (п. 3 ст. 346.17 НК РФ), а в Книгу нужно вносить лишь те данные, которые необходимы для расчета единого налога (ст. 346.24 НК РФ, п. 1.2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. № 167н). Например, фирма получила заем, номинированный в долларах США, но перечисленный в рублях (п. 2 ст. 317 ГК РФ). На момент возврата займа курс доллара США понизился, и в рублях фирма вернула заем в меньшей сумме. Возникшая положительная суммовая разница (между полученной и возвращенной суммой займа) при расчетах единого налога при упрощенке не учитывается. Поэтому в Книге учета доходов и расходов ее отражать не надо.

Доходы, полученные от операций по посредническим договорам, отразите в Книге учета доходов и расходов (ст. 346.15 НК РФ).

Доходы, полученные по бартерным операциям, отражайте в Книге учета доходов и расходов в тот момент, когда контрагент выполнил перед фирмой свои обязательства по бартерному (товарообменному) договору. То есть когда контрагент передал фирме соответствующие товары (другое имущество). Это следует из пункта 1 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Доходы, полученные в результате зачета взаимных требований, отразите в Книге учета доходов и расходов на дату подписания акта о зачете взаимных требований. Именно в момент подписания акта покупатель гасит свое обязательство перед фирмой (продавцом) (ст. 410 ГК РФ). Дата погашения обязательства (в любом виде) считается датой получения дохода (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Основанием для внесения записей в Книгу учета доходов и расходов является акт зачета взаимных требований.

В графе 5 укажите расходы, учитываемые при расчете единого налога.

Расходы, которые выражены в валюте, учтите в совокупности с расходами, стоимость которых выражена в рублях. Их суммы нужно пересчитать по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 346.18 Налогового кодекса РФ. В результате могут возникнуть отрицательные курсовые разницы.

Отрицательные курсовые разницы нужно отразить в Книге учета доходов и расходов, если они учитываются при расчете единого налога (п. 2.7 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. № 167н, ст. 346.15 НК РФ). Возникшие разницы отразите в графе 5 раздела I Книги учета доходов и расходов.

Расходы, связанные с операциями по посредническим договорам отразите в Книге учета доходов и расходов (ст. 346.16 НК РФ).

Расходы, понесенные в результате зачета взаимных требований, отразите в Книге учета на дату подписания акта о зачете взаимных требований. Именно в момент подписания акта зачета взаимных требований фирма гасит свое обязательство перед продавцом (ст. 410 ГК РФ). Датой осуществления расхода по таким операциям является дата прекращения обязательства (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Основанием для внесения записей в Книгу учета является акт зачета взаимных требований.

Некоторые расходы учитываются при расчете единого налога по особым правилам. Например, расходы на покупку сырья и материалов. Их можно отразить в Книге учета только при одновременном выполнении трех условий: оплаты, отпуска в производство и использования в нем на конец месяца (подп. 1 п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16, п. 5 ст. 254 НК РФ). Порядок отражения отдельных расходов в Книге учета приведен в таблице.

Расходы на оплату труда отражайте в Книге учета в момент погашения задолженности перед сотрудниками (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Раздел III Книги учета доходов и расходов заполняют фирмы, получившие убыток по итогам прошлых налоговых периодов (п. 4.1 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. № 167н). Как рассчитать сумму убытка, которую можно учесть в текущих расходах, см. Как списать убыток, сложившийся в период применения упрощенки.

В какой момент — при получении имущества или при переходе права собственности на него — нужно отразить доходы по бартерным (товарообменным) операциям в Книге учета доходов и расходов?

В какой момент отразить доходы в Книге учета, если покупатели рассчитываются с фирмой пластиковыми картами?

Как отразить в Книге учета доходов и расходов сумму ущерба, нанесенного фирме в результате кражи, а так же сумму возмещения ущерба, полученного от похитителей?

Как в Книге учета доходов и расходов отразить отпускные по переходящему отпуску при УСН?

Как в Книге учета доходов и расходов отразить НДФЛ при выплате зарплаты при УСН?

Нужно ли отразить в Книге учета сумму выплаченного аванса по зарплате при УСН?