Фирмы на упрощенке, которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, могут при расчете единого налога уменьшать полученные доходы на сумму понесенных расходов.

Расходы учтите в денежной форме. Об этом сказано в пункте 2 статьи 346.18 Налогового кодекса РФ.

Перечень расходов, которые можно признать при упрощенке, является строго ограниченным. Он приведен в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В этот перечень входят, в частности:

• расходы на приобретение (сооружение, изготовление), а также достройку (дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение) основных средств;
• затраты на приобретение или самостоятельное создание нематериальных активов;
• материальные расходы, в том числе расходы на покупку сырья и материалов;
• расходы на оплату труда;
• стоимость покупных товаров, приобретенных для перепродажи;
• суммы «входного» НДС, уплаченного поставщикам;
• другие налоги и сборы, уплаченные в соответствии с законодательством (за исключением единого налога при упрощенке);
• расходы на техобслуживание ККТ и вывоз твердых бытовых отходов;
• расходы на обязательное страхование сотрудников, имущества и т. д.

По итогам года признать в налоговой базе можно также убытки прошлых лет (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Расходы, не указанные в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, для целей налогообложения не принимаются (например, стоимость украденного имущества (недостачи)). Кроме того, не учитывайте при расчете единого налога суммовые разницы по договорам, выраженным в условных единицах (п. 3 ст. 346.17 НК РФ).

Все расходы фирмы, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно удовлетворять таким требованиям:

• быть экономически оправданны;
• документально подтверждены;
• направлены на получение дохода.

Если хотя бы одно из названных условий не выполняется, расходы в налоговой базе не признавайте. Это следует из положений пункта 2 статьи 346.16 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В качестве документов, подтверждающих расходы, можно использовать:

• первичные учетные документы (накладные, акты и т. д.);
• любые другие документы, так или иначе подтверждающие понесенные затраты (документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты, таможенная декларация, приказ о командировке и т. д.).

Об этом сказано в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Ряд расходов, поименованных в пункте 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, можно признать при расчете единого налога только при выполнении требований, предусмотренных для них главой 25 Налогового кодекса РФ. Такой порядок установлен для:

• материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они принимаются к учету по тем же правилам, что установлены для признания материальных расходов при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 254 НК РФ);
• расходов на оплату труда и выплату пособий по временной нетрудоспособности (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Эти затраты принимаются к учету в порядке, установленном для признания расходов на оплату труда при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ);
• расходов на обязательное страхование сотрудников и имущества (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они принимаются к учету по правилам, установленным в статье 263 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
• процентов по предоставленным кредитам и займам, а также расходов, связанных с оплатой услуг банков (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Эти затраты принимаются к учету в порядке, предусмотренном статьями 264, 265 и 269 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
• расходов, поименованных в подпунктах 10-21 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Они признаются в налоговой базе по правилам, установленным статьей 264 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
• отрицательных курсовы разниц (подп. 34 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Эти расходы принимаются к учету в порядке, установленном в статье 265 Налогового кодекса РФ.

При расчете единого налога расходы учитывайте в том периоде, в котором они оплачены. Датой признания расхода является день прекращения обязательств фирмы (день выплаты денег из кассы или перечисления их с банковского счета, выбытия имущества и т. д.). Если в счет оплаты передан вексель, то датой признания расхода является:

• день погашения векселя (при расчетах собственными векселями);
• дата передачи векселя по индоссаменту (при расчетах векселями третьих лиц).

Об этом сказано в пункте 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Определяя дату признания расходов при расчете единого налога, учитывайте особые правила включения в налоговую базу некоторых из них. Например, расходы на покупку сырья и материалов можно списать в уменьшение налоговой базы только при одновременном выполнении трех условий: оплаты, отпуска в производство и использования в нем на конец месяца (подп. 1 п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16, п. 5 ст. 254 НК РФ). Даты признания отдельных расходов при расчете единого налога при упрощенке приведены в таблице.

Расходы, которые выражены в валюте, учтите в совокупности с расходами, стоимость которых выражена в рублях. Их суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 346.18 Налогового кодекса РФ. В результате могут возникнуть отрицательные курсовые разницы.

Нужно ли фирмам на упрощенке, которые платят единый налог с доходов (6%), вести учет расходов и хранить первичные документы для их подтверждения?

Можно ли учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы, связанные с подпиской на периодические издания (журналы, газеты и т. д.)?

Можно ли учесть в расходах при расчете единого налога выданные авансы. Фирма применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами?

Можно ли учесть в расходах при расчете единого налога отрицательные курсовые разницы. Фирма применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами?