Управление кадрами и оформление сопутствующей документации имеют большое значение для каждой организации, компании и фирмы. При этом пристального внимания и специфических профессиональных знаний требует кадровое делопроизводство – разновидность деятельности, основным назначением которой является документация трудовых отношений в фирме, а также оформление всех соответствующих бумаг о работающем в компании персонале и его движении. Другими словами, кадровое делопроизводство – это процесс документирования всех производящихся в организации процедур с кадрами в соответствии с постановлениями актуального законодательства и внутренними правилами фирмы. Данный вид деятельности может осуществляться как внутри компании, так и сегодня стало популярным заказывать ведение кадрового делопроизводства у сторонних организаций.

К оформлению каждого кадрового документа стоит подходить крайне ответственно и профессионально, поскольку все они имеют юридическую ценность и могут быть использованы в качестве доказательств в суде. Кроме того, в случае несоответствия кадровой документации определенным нормативными актами требованиям, контролирующие органы могут привлечь руководство фирмы к административной ответственности.

Наиболее важным документом, оформляемым в процессе осуществления кадрового делопроизводства, является трудовая книжка сотрудника, которая считается ключевым документом, используемым для расчета страхового и трудового стажа каждого человека. Правила и нормы заполнения трудовых книжек должны соблюдаться безупречно.

К числу прочих документов, оформлением которых регулярно занимаются специалисты кадровой службы, также относятся: должностные инструкции фирмы, личные дела сотрудников, график сменности и график отпусков, внутреннее штатное расписание, приказы руководства разных уровней, больничные листы и документы о декретном отпуске, внутренние законы и правила, табели учета рабочего времени и разнообразные заявления от сотрудников. Кроме того, кадровое делопроизводство также включает в себя выполнение обязанностей по надлежащему и упорядоченному хранению всех вышеперечисленных документов.

Сотрудник, занимающийся ведением кадрового делопроизводства, должен располагать базой профильных нормативных документов. В первую очередь, к числу таких документов относится Трудовой кодекс РФ. Также крайне важны Федеральные Законы под названиями «Об основах охраны труда в РФ», «О коммерческой тайне» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Работникам кадровой службы также не помешает иметь при себе методические материалы по кадровому делопроизводству и управленческому труду, содержащие полезную информацию о документации кадровых отношений и процедур.