Абсолютно все компании и предприниматели, применяющие УСН, должны вести Книгу учета доходов и расходов. Полезные советы о том, как правильно заполнить этот документ дают наши коллеги из журнала «Упрощенка».
Налоговый учет доходов и расходов организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, ведут в Книге учета . Для хозяйственных операций предназначен раздел 1 , именно о нем и пойдет дальше речь. Он состоит из пяти граф. В графе 1 записывают порядковый номер, в графе 2 — дату и номер первичного документа, на основании которого делается запись, в графе 3 — содержание операции, в графах 4 и 5 — сумму доходов и расходов. На первый взгляд заполнить Книгу учета несложно. Однако количество вопросов, приходящих в редакцию о том, как отразить ту или иную операцию, свидетельствует об обратном. Мы проанализировали вопросы и постарались сформулировать универсальные правила заполнения Книги учета . Насколько удачно это получилось — судить вам.
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы
Книгу учета доходов и расходов должны заполнять все «упрощенцы». Поэтому в статье вы найдете рекомендации и для себя.
Правило №?1: В Книгу учета записывайте только те доходы и расходы, которые влияют на налоговую базу
В Книге учета отражают хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Но заносить в налоговый регистр нужно лишь те показатели, которые влияют на налоговую базу. В графе 4 документа показывайте только облагаемые доходы. К ним относятся доходы от реализации, определяемые согласно статье 249 НК?РФ, и внереализационные доходы, перечисленные в статье 250 НК?РФ ( п. 1 ст. 346.15 НК?РФ ). А вот доходы из статьи 251 НК?РФ при расчете «упрощенного» налога не учитываются. Значит, и записывать их в графу 4 не нужно.
Что касается учитываемых расходов, то их исчерпывающий перечень приведен в пункте 1 статьи 346.16 НК?РФ. И только траты из этого перечня можно заносить в графу 5 Книги учет .
Правило №?2: Вычет по «упрощенному» налогу рассчитывайте не в Книге учета, а в отдельном регистре
У «упрощенцев» с объектом доходы часто возникает такой вопрос: нужно ли отражать в Книге учета страховые взносы и пособия по временной нетрудоспособности, на которые разрешается снизить «упрощенный» налог? Отвечаем сразу — нет, не нужно.
Обратите внимание!
«Упрощенцам»с объектом доходы не нужно отражать в Книге учета страховые взносы и пособия по болезни, которые включаются в вычет по «упрощенному» налогу.
Вычет по «упрощенному» налогу отражают лишь в декларации, составляемой по итогам года. А вот в Книге учета строки для него не отведены. В то же время, поскольку «упрощенный» налог уплачивается ежеквартально, плательщик должен раз в квартал рассчитывать и сумму вычета. Такой расчет можно делать в самостоятельно разработанном регистре.
Правило №?3: Минимальный налог в Книге учета доходов и расходов не записывайте
Не попадет в Книгу учета доходов и расходов и минимальный налог. Его по итогам года исчисляют «упрощенцы» с объектом налогообложения доходы минус расходы и уплачивают, если рассчитанная сумма превышает «упрощенный» налог по итогам года.
Все подобные исчисления нужно делать опять же в декларации. Уплаченный минимальный налог расходом при УСН не является, и по факту уплаты заносить соответствующую сумму в Книгу учета доходов и расходов не нужно.
Другой вопрос, что разницу между минимальным и «упрощенным» налогом за прошлый год вы можете перенести на расходы текущего года, учитываемые при подсчете «упрощенного» налога. Это норма пункта 6 статьи 346.18 НК?РФ. Однако, во-первых, такой перенос нужно делать только при расчете «упрощенного» налога по итогам года. А во-вторых, показывайте разницу не в разделе I Книги учета, а в справке к этому разделу, ну и в декларации по «упрощенному» налогу.
На заметку
Посредники, участвующие в расчетах, включают в доходы только свое вознаграждение. У посредников, участвующих в расчетах, облагаемой суммой являются не все деньги, полученные в кассу или на расчетный счет, а лишь те, что составляют сумму вознаграждения. Ведь в подпункте 9 пункта 1 статьи 251 НК?РФ сказано, что в налоговой базе не учитываются доходы, поступившие посреднику в связи с исполнением им своих обязательств по договору комиссии или агентскому договору. А также не учитываются суммы, поступившие в счет возмещения его затрат, если такие затраты не являются по договору расходами посредника. Соответственно посреднику в разделе I Книги учета нужно отражать только свое комиссионное вознаграждение.
Можно в течение 10 лет переносить и убытки прошлых лет (отрицательную разницу между полученными доходами и расходами). Такие убытки отражаются в разделе 3 Книги учета доходов и расходов, а также в декларации.
Правило №?4: На возвращенные авансы уменьшайте доходы
При УСН доходы учитываются кассовым методом. Получив деньги от покупателя или заказчика, вы должны их сумму отразить в доходах и занести в графу 4 Книги учета , даже если это аванс. В графе 2 укажите реквизиты первичного документа. При наличных расчетах таким документом будет кассовый чек, а при безналичных — выписка банка.
А как быть, если аванс впоследствии пришлось вернуть? Это может произойти, например, в следующих случаях:
1)?вы расторгли с заказчиком договор и не выполнили (не оказали) до конца работы (услуги);
2)?уменьшилась стоимость товаров (работ, услуг), после того как покупатель или заказчик перечислил первоначально установленную сумму;
3)?покупатель вернул бракованный товар.
Во всех этих ситуациях вам придется вернуть ранее полученные деньги. А в какой части Книги учета нужно отразить такую операцию: доходной или расходной? В день возврата вы можете уменьшить доходы ( п. 1 ст. 346.17 НК?РФ ). Поэтому сумму возвращенного аванса запишите в графу 4 со знаком «минус». В графе 2 укажите реквизиты документа, подтверждающего возврат аванса, например платежного поручения. Если же вы решите поступить по-другому и учтете возвращенную сумму в расходах в графе 5 Книги учета , то допустите ошибку. Дело в том, что в графе 5 фиксируют только расходы из перечня пункта 1 статьи 346.16 НК?РФ, а возвращенных авансов в нем нет.
На заметку
«Входной» НДС в Книге отражайте отдельной строкой. «Упрощенцы» вправе учесть в расходах НДС, входящий в стоимость товаров, материалов, работ и услуг. «Входной» НДС фигурирует в подпункте 8 пункта 1 статьи 346.16 НК?РФ как самостоятельный расход, поэтому его нужно показывать отдельно. Поступив по-другому, вы допустите ошибку, но она некритична, так как налоговая база не изменится. В графе 2 укажите реквизиты накладной или акта, а также платежного поручения. В этих документах НДС выделен из общей стоимости. На наш взгляд, этого достаточно, чтобы отразить его в виде отдельного расхода. Однако чиновники настаивают на том, что необходим еще и счет-фактура ( письмо Минфина России от 24.09.2008 №?03-11-04/2/147 ). Поскольку все плательщики НДС обязаны выдавать счета-фактуры при реализации, попросите, чтобы такой документ предоставили и вам. Вычетом по НДС вы воспользоваться не сможете. Однако подстрахуете себя на случай претензий по поводу учета НДС в расходах.
Пример
Налоговый учет аванса, возвращенного покупателю
ООО «Мастер» применяет УСН с объектом налогообложения доходы и торгует офисной техникой. Организация заключила договор поставки 10 компьютеров стоимостью 25?000 руб. каждый. Полная оплата товара авансом получена 4 апреля. Однако 6 апреля компания поставила не10, а 7 компьютеров и вернула покупателю деньги за 3 компьютера. Отразим операции в налоговом учете.
ООО «Мастер» 4 апреля получило в счет будущей поставки 250?000 руб. (25?000 руб.???10 шт.). Всю сумму аванса нужно сразу же отразить в доходах. Поскольку компьютеры были поставлены не все, организация вернула покупателю 75?000 руб. (25?000 руб.???3 шт.). На эту сумму 6 апреля нужно уменьшить доходы. Заполненную Книгу учета доходов и расходов мы привели в таблице.
Таблица. Фрагмент заполнения Книги учета доходов и расходов ООО «Мастер» за 2012 год
| № п/п | Дата и номер первичного документа | Содержание операции | Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы | Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| … | … | … | … | … |
| 81 | Выписка банка от 04.04.2012 № 69 | Получен аванс от покупателя | 250 000 | — |
| 82 | Платежное поручение от 06.04.2012 № 42 | Возвращена часть аванса | -75 000 | — |
| … | … | … | … | … |
Памятка
На сумму возвращенного аванса следует уменьшить доходы. Учитывать эту сумму в расходах нельзя.
Отдельно следует сказать о доходах в натуральной форме. Речь идет о ситуации, когда имущество получено по договору дарения или договору мены. И в том и в другом случае образуется облагаемый доход. Когда его следует отразить в Книге учета ? В день получения объекта, то есть на дату подписания акта приемки-передачи имущества ( п. 1 ст. 346.17 НК?РФ ). Определите рыночную стоимость имущества и укажите ее в графе 4 Книги учета доходов и расходов ( п. 4 ст. 346.18 НК?РФ ). В графе 2 зафиксируйте реквизиты договора, акта и бухгалтерской справки, в которой рассчитывали рыночную стоимость.
Суть вопроса
Рыночную стоимость имущества, полученного по договору дарения или договору мены, нужно отразить в доходной графе Книги учета в день подписания акта приемки-передачи.
Правило №?5: Расходы, оплаченные авансом, фиксируйте в Книге учета в том месяце, к которому эти расходы относятся
«Упрощенцы» признают только оплаченные и осуществленные расходы ( п. 2 ст. 346.17 НК?РФ ). Другими словами, одной оплаты мало, вы должны получить товары, материалы и другое имущество, воспользоваться услугами и принять работы. То есть у вас должны быть платежные документы и документы на приход. Следовательно, только после этого расходы можно будет занести в Книгу учета.
В первую очередь об этом следует помнить тем, кто оплачивает свои покупки авансом. Например, арендаторам. Дело в том, что арендную плату обычно перечисляют до начала месяца, в котором планируется использовать помещение. Чтобы учесть ее в расходах, нужно дождаться окончания месяца. Поэтому в Книге учета арендную плату можно отразить только в последний день оплаченного месяца. Также следует поступить и в том случае, когда за аренду заплатили сразу за год. Перечисленную сумму разделите на количество месяцев и каждую равную часть указывайте в Книге учета в последние дни оплаченных месяцев. Такую же точку зрения высказал Минфин России в письме от 30.03.2012 №?03-11-06/2/49 . Первичными документами для учета таких расходов будут договор аренды, платежное поручение и акт передачи помещения в пользование. Реквизиты «первички» зафиксируйте в графе 2.
Похожие вопросы могут возникнуть и у тех, кто ежемесячно оплачивает мобильную связь. Мы говорим о ситуации, когда сим-карта оформлена на организацию и по телефону ведутся только рабочие разговоры. В этом случае стоимость разговоров можно списать на расходы. Запись в Книге учета сделайте после того, как истечет месяц, в котором велись переговоры, и будет оплачен счет телефонной компании. Расходы на услуги мобильной связи удостоверят договор с оператором и платежные поручения (кассовые чеки).
Нюансы, требующие особого внимания
1. В Книге учета следует указывать только облагаемые доходы и учитываемые расходы. Показатели, которые на налоговую базу не влияют, в Книгу учета заносить не нужно.
2. Доходы показывайте в день поступления денег на расчетный счет или кассу, даже если это аванс.
3. Расходы отражайте в Книге учета только после того, как будут выполнены все условия для их учета.