Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, могут включать в состав расходов затраты на обязательное страхование работников и имущества (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Пенсионные взносы нужно начислять на те выплаты, которые облагаются ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»). Облагаемая база по взносам в ПФР определяется по правилам, которые установлены статьями 236 и 237 Налогового кодекса РФ. Начислять взносы нужно на выплаты по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам.

Вести учет начисленных выплат и вознаграждений, а также сумму взносов на обязательное пенсионное страхование необходимо по каждому физическому лицу (п. 4 ст. 243 Налогового кодекса РФ).’ Для этого рекомендуется использовать форму Индивидуальной карточки, которая приведена в приложении № 2 к Приказу МНС России от 27 июля 2004 г. № САЭ-3-05/443. Затем следует рассчитать сумму выплат и пенсионных взносов, начисленных по организации в целом, в Сводной карточке. Для этого можно использовать форму, которая приведена в приложении № 2.1 к указанному Приказу МНС России.

Не начислять пенсионные взносы можно только в двух случаях. Первый — выплаты предприятия в пользу работника предусмотрены статьей 238 Налогового кодекса РФ. Например, государственные пособия, которые выплачиваются в соответствии с законодательством РФ, не подлежат обложению ЕСН (подп. 1 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ), а именно — пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, уходу за ребенком, безработице и т. д. Второй случай — расходы предприятия в пользу работника не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Речь идет о тех выплатах, которые указаны в статье 270 Налогового кодекса РФ. Это, например, суммы материальной помощи, оплата проезда в общественном транспорте до работы и обратно, обеспечение работника бесплатным питанием и т. д.

Нужно ли на сумму материальной помощи начислять пенсионные взносы? Чиновники отвечают на этот вопрос положительно. В уже упоминавшемся письме от 12 октября 2006 г. № 03-11-04/2/206 минфиновцы рассуждают так.