Министерство финансов Российской Федерации
Письмо № 03-11-11/4
17.01.2012

Вопрос: Подотчетное лицо получает 400 рублей, оплачивает расходы на Internet в размере 150 рублей, покупает ТМЦ (канц. товары) на сумму 350 рублей, сдает авансовый отчет, по которому числится перерасход 100 рублей, который не возмещается подотчетному лицу в связи с отсутствием денежных средств в кассе.

Как правильно отразить эти суммы расходов в Книге учета доходов и расходов (УСН):

1) 400 рублей на основании авансового отчета, 100 рублей на основании РКО в момент возмещения перерасходованных средств;

2) 500 рублей на основании авансового отчета?

Можно ли отнести погашение задолженности перед поставщиком подотчетным лицом из личных средств к «иному способу погашения задолженности», указанному в подпункте 1 пункта 2 статьи 346.17?

Какой способ, 1 или 2, правомерно использовать при заполнении Книги учета доходов и расходов при УСН?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо о порядке применения упрощенной системы налогообложения, поступившее по электронной почте, и сообщает следующее.

Согласно Регламенту Минфина России, утвержденному приказом Минфина России от 23.03.2005 года N 45н, обращения организаций и индивидуальных предпринимателей по оценке конкретных хозяйственных ситуаций в Департаменте не рассматриваются.

Одновременно сообщаем, что налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, налоговый учет расходов должны осуществлять в соответствии со статьями 346.16, 346.17 и 346.24 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс).

Так, согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 Кодекса при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, налогоплательщики могут учитывать материальные расходы.

При этом следует иметь в виду, что в соответствии с пунктом 2 статьи 346.17 Кодекса расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

В целях главы 26.2 Кодекса оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.

Материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов) учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения (подпункт 1 пункта 2 статьи 346.17 Кодекса).

Поэтому в графе 5 Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждены приказом Минфина России от 31 декабря 2008 года N 154н, должны отражаться фактически оплаченные налогоплательщиком расходы на приобретение товарно-материальных ценностей при условии принятия на учет этих ценностей.

В связи с этим при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет, их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин